Sie haben rechtzeitig den Raum reserviert. Sie haben für Kaffee und Getränke gesorgt. Sie haben eine Tagesordnung aufgestellt und vorab an alle Teilnehmer gemailt. Jedes Feedback ist bereits eingearbeitet. Alle Flipcharts sind mit frischem Papier bestückt.

Als echter Anhänger oder echte Anhängerin von «Getting Things Done» (GTD) haben Sie natürlich bei der Vorbereitung jeweils jeden nächsten Schritt erfasst und erledigt. Sie sind sich sicher: auch die 20.000-Fuß-Perspektive auf dieses kleine Meeting-Projekt stimmt, alle Ihre Verantwortungsbereiche haben Sie abgedeckt..

Dann beginnt das Meeting. Diskussionen setzen ein. Und nach einer kurzen Weile haben Sie den Eindruck, dass es in einer Horde Brüllaffen zur Brunftzeit vergleichsweise meditativ zugeht. Wieso hört eigentlich niemand zu?

Vielleicht haben Sie doch einen Teil Ihrer Verantwortung dem Zufall überlassen. Um Fakten, Raum und Zeit haben sie sich gekümmert - aber vielleicht entging Ihrer Aufmerksamkeit das

Hauptgebot der Kommunikation:
Du sollst mit vier Ohren hören und mit vier Zungen sprechen.

Mit vier Ohren hören und mit vier Zungen sprechen

Es gibt Dutzende Kommunikationsmodelle, angefangen vom simplifizierenden «Sender S sendet Nachricht N an Empfänger E» bis zu ausgefeilten Theorien mit detaillierten Analysen bis zur nonverbalen Kommunikation.

Das simplifizierende Modell ist nicht wirklich hilfreich. Kompliziertere Modell können hilfreich sein, wenn man genug Zeit hat, sie bei Analyse und Bewältigung der jeweiligen Situation einzusetzen. Das Problem ist, dass man diese Zeit leider selten hat oder bekommt.

Für praktische Zwecke bin ich zum Schluss gekommen, dass man sich in Diskussionen am besten zurechtfindet, wenn man sich auf vier Aspekte jeder Mitteilung konzentriert, ob als Sprecher oder als Zuhörer:

1. Sachinhalt
   Wenn wir etwas sagen, glauben wir nur allzu gerne, dass wir immer sachlich sind. Als Zuhörer sehen wir uns gerne als Goldwäscher, der geduldig die Fakten-Nuggets aus dem schlammigen Sand des Blabla fischt. Fakten und Daten sind ein wichtiger Aspekt jeder Mitteilung, aber nur 25% davon.
2. Selbstkundgabe
   Wenn wir etwas sagen, sehen wir uns nur allzu gerne als Nachrichtensprecherin oder -Sprecher beim professionellen «Mitteilen». Wir tun aber viel mehr, denn wir zeigen auch, wie wir uns heute fühlen; ob wir entspannt oder aufgeregt sind; glücklich oder ärgerlich (oder gleichgültig); hellwach oder hundemüde. Als Zuhörer haben wir ein Gespür für solche Anzeichen - falls wir auch dieses Viertel der Nachricht bewusst wahrnehmen.
3. Beziehungshinweis
   Wenn wir etwas sagen, drücken wir damit auch unsere Sicht auf die Beziehung zum Zuhörer aus. Reden wir von gleich zu gleich? Sehen wir auf jemanden herab? Oder schauen wir auf zu jemandem? Lassen wir eine freundschaftliche Beziehung durchklingen? Wertschätzung? Oder bleiben wir auf Distanz? Als Zuhörer warten wir manchmal vielleicht geradezu sehnsüchtig auf ein Signal, dass dem Sprecher die Beziehung wichtig ist. Es ist allzu leicht - aber wirklich nicht empfehlenswert - diesem Teil einer Nachricht keine Beachtung zu schenken.
4. Appell
   Wenn wir etwas sagen, ganz besonders in Besprechungen, dann wollen wir auch die Zuhörer dazu bringen, etwas Bestimmtes zu tun oder zu denken. Als Zuhörer können wir diese unterschwelligen Appelle meistens spüren und uns sogar unwohl fühlen, wenn wir den Anteil der Nachricht nicht entdecken können, der uns verrät, auf was jemand hinaus will.

Das Hauptgebot der Kommunikation in Besprechungen

Machen Sie sich bewusst, dass jeder seine persönlichen Vorlieben hat, welcher Aspekt einer Mitteilung in der jeweiligen Situation am wichtigsten ist. jeder Sprecher kann also gerade einen der vier Aspekte bevorzugen und jeder Zuhörer auch. Das ergibt schon 4 x 4 = 16 mögliche Kombinationen aus Sprecher-Zuhörer-Vorlieben, zu jedem Zeitpunkt. Wenn wir ein noch komplexeres Kommunikationsmodell gewählt hätten, könnten es noch wesentlich mehr sein.

Schon 16 Kombinationen sind aber deutlich zuviel, als dass man damit im Gespräch effizient jonglieren könnte. Denken Sie also vor der Besprechung an das Hauptgebot: Du sollst mit vier Ohren hören und mit vier Zungen sprechen.

Sachinhalte wollen viele Zuhörer am liebsten aus einer Besprechung mitnehmen. Lassen Sie sich also die Fakten und Daten nicht entgehen, nur weil Sie auf Anzeichen der anderen drei Aspekte warten. Oder schlimmer: weil Ihr Ego sich von einem anderen Aspekt einer Nachricht angegriffen fühlt. Als Sprecher denken Sie am besten daran, dass die meisten Zuhörer förmlich nach Fakten hungern, also verführen Sie sie bitte nicht zum Bullshit Bingo. Manche Menschen, wie zum Beispiel der fiktive Mr. Spock (Raumschiff Enterprise) können einfach nicht anders als auf Zahlen und Fakten zu hören oder in ihnen zu sprechen. Denken Sie daran, wenn Sie vergleichbare Kolleginnen oder Kollegen haben - sie wollen nicht kalt oder gefühllos erscheinen, sondern glauben, Ihnen mit der Konzentration auf das ihrer Ansicht nach Wesentliche am besten zu dienen.

Selbstkundgabe ist in Besprechungen nicht sehr angesagt, aber trotzdem sehr verbreitet. Das kommt daher, dass sie Ihnen nicht in der erwarteten Form begegnet. Wie oft waren Sie zum Beispiel in einer Besprechung von jemandes Zynismus wie vor den Kopf geschlagen - nur um im anschließenden Vier-Augen-Gespräch festzustellen, dass dieser jemand Ihrem Anliegen ganz und gar nicht feindselig gegenübersteht, im Gegenteil? Zynismus ist ein Indikator für Schmerz, für verletzte Werte. Wenn Sie die Fernsehserie Dr. House kennen, dann haben Sie dieses Verhalten und seinen Hintergrund beim Protagonisten schon erlebt. Seien Sie als Sprecher geradliniger, wenn Sie über Werte und Einstellungen reden und vermeiden Sie Ironie. Wenn Sie mit dem Zweck einer Besprechung grundsätzlich nicht einverstanden sind, sagen Sie das vorab und ein mal. In der Besprechung halten Sie dann einfach den Mund.

Beziehungshinweise werden in jeder Besprechung gebraucht und missbraucht. Manche Sprecher schmeicheln oder machen Druck, damit Ihre Zuhörer etwas tun, was sie ansonsten nie in Betracht zögen. Ein klarer Fall von Manipulation. Denken Sie daran, dass Beziehungen vor einer Besprechung geschaffen werden und auch danach hoffentlich noch weiter bestehen. Hans-Jürgen Walter erzählt in seiner Podcast-Reihe «Das Abenteuer Leben und Kommunikation» eine Menge über Gespräche, aber auch das oft unbewusste Vor-, Hinter- und Nebenher. Wenn Sie Englisch sprechen, lesen Sie doch mal, was Christine Comaford-Lynch im Interview with Tim Ferriss über das Networking mit bekannten Persönlichkeiten erzählt. Als Sprecher sollten Sie Ihren Zuhörer nicht nur erzählen, dass Sie sie grundsätzlich wertschätzen, sondern sie das auch in Ihrem Verhalten spüren lassen. Als Zuhörer denken Sie bei einem akuten Adrenalinschub am besten daran, dass Sie vielleicht bei den heißen, aktuellen Themen anderer Meinung sind, aber die Beziehung zum Sprecher die Besprechung überdauern soll(te). Es ist ohnehin oft effektiver, den Vorteil einer guten Beziehung unter vier Augen auszuspielen als vor den Augen einer ganzen Gruppe.

Appelle sind für viele der Hauptgrund, überhaupt zu einer Besprechung zu kommen. Als Sprecher haben Sie vielleicht das vorrangige Ziel, Ihre Meinung so «rüberzubringen», dass konkrete Aufgaben formuliert werden. Als Zuhörer wollen sie vielleicht sichergehen, dass Ihre Interessen erstens erwähnt und zweitens gewahrt werden; manche Zuhörer geben vorher keine Ruhe mit demonstrativen Zweifeln. In Besprechungen herrscht üblicherweise kein Mangel an Appellen, Sie brauchen also wahrscheinlich keine Ermutigung zum appellieren oder besser auf Appelle anderer zu achten. Das, worauf die meisten von uns stattdessen besser achten müssen ist die Win-Win-Strategie. Zu oft ist ein vorgeblicher «Gewinn» nur ein Nachteil in einer Mogelpackung. Überlegen Sie vorab und sorgfältig, mit was Ihre Zuhörer tatsächlich zufrieden wären. Als Zuhörer überlegen Sie genau, ob tatsächlich ein Gewinn für Sie «drin» ist. Vorsicht: oft werden infame Taktiken wie der Rote Hering angewendet, um Ihre Aufmerksamkeit von konkreten Vorteilen abzulenken und eine eigentlich schlechtere Wahl im Vergleich gut aussehen zu lassen. Halten Sie sich von solchen Winkelzügen fern. Wenn Sie über das Appellieren ins Grübeln geraten, lernen Sie stattdessen vom aktuellen Dalai Lama, Tenzin Gyatso, wie man ohne Appell appelliert (sieh da, ein Koan). Auch auf YouTube gibt es einige Interviews mit ihm.

Versuchen Sie mal das hier

Während Ihrer nächsten Besprechung schreiben Sie mal folgendes auf: die drei provokativsten Äußerungen, die Sie zu hören bekamen. Dazu auch die drei Äußerungen von Ihnen selbst, die bei anderen starke Reaktionen (positiv oder negativ) ausgelöst haben.

Nach der Besprechung analysieren Sie das Gehörte oder Gesprochene mit Blick auf

1. Sachinhalte, die sie gehört oder präsentiert haben,
2. Selbstkundgaben von Ihnen und anderen,
3. Beziehungshinweise, wie Sie und die Anderen sie gesehen haben,
4. Appelle von Ihnen und von anderen.

Erklärt das, was Sie dann herausfinden etwas vom Ärger in der Besprechung?
Schreiben Sie unten doch einen Kommentar dazu!

Quelle

Diese vier Aspekte der Kommunikation so zu betrachten geht auf Friedemann Schulz von Thun zurück, einen deutschen Psychologen. Er nennt dieses Modell das Mitteilungsquadrat oder Kommunikationsquadrat und beschreibt es in seinem Buch Miteinander reden, 3 Bde., Bd. 2: