GTD mit Post-Its: MaterialienWie kann ich ein Zuverlässiges System einrichten, wenn ich «unplugged» arbeiten möchte? Dieses mal stelle ich eine Variante mit Post-It-Klebenotizen vor, die ich für ein paar Wochen ausprobiert habe: wie sie aussieht, was gut funktioniert hat und was nicht so gut.

Verwendetes Büromaterial

• ein Ringbuch
• ein paar Ringbucheinlagen (5-10 für die Listen; zusätzlich ein paar als Inbox)
• ein Pack Haftnotizen (Größe: ungefähr 4 oder 6 sollten auf eine Ringbucheinlage passen)

GTD mit Post-Its: EinrichtenWenn Sie das ausprobieren wollen, empfehle ich ein Ringbuch in Standardgröße (A4, A5, welches Format auch immer in Ihrem Land gebräuchlich ist). Die meisten papierorientierten «Zeitplanungssysteme» sind nämlich etwas ganz Spezielles - mit Blick auf die Formate und Lochungen. Dem gehe ich lieber aus dem Weg, weil es nicht überall Nachschub gibt, schon gar nicht günstigen.

Das System einrichten

Zwei Blätter (linke und rechte Seite) bekommen Kontextüberschriften, 4-6 davon pro Seite, in gleichem Abstand. Unter die Überschriften klebe ich jeweils eine Haftnotiz, fertig. Eine Doppelseite (statt Vorder- und Rückseite eines Blatts) habe ich gewählt, damit ich alle Kontextlisten auf einmal sehen kann.

Was gut funktioniert hat

Solange ich das System benutzt habe, hatte ich eine konkurrenzlos gute Übersicht über alle Listen. Auf einem einzigen A5-Blatt kann man bis zu 6 Listen anbringen.

Wurde eine Liste voll, dann klebte ich einfach eine weitere Haftnotiz unten an die volle. Man sollte daran denken, einen kleinen Rand dafür freizulassen, sonst wird der letzte Eintrag überklebt.

Ich musste selten Einträge von einer Notiz auf eine neue übertragen. Meistens konnte ich einfach einen vollen Zettel mit erledigten Punkten durch einen leeren ersetzen. Das funktioniert besonders gut für Ketten aus zusammengeklebten Notizen.

Wenn ich eine Liste in einer Besprechung brauchte, konnte ich einfach die entsprechende Notiz auf Papiere, Bücher oder etwas anderes kleben, was ich mitnehmen wollte. Ganz besonders nützlich: die @Einkaufen-Liste haftet hervorragend am Griff eines Einkaufswagens.

Was weniger gut funktioniert hat

Weil ich relativ kleine (A5) Ringbucheinlagen verwendet habe, musste ich auch kleine Haftnotizen benutzen. Ich habe auch größere probiert, aber dann passen allenfalls zwei davon auf eine Seite, also war das keine Lösung. Folglich musste ich alle Einträge in extra-kleiner Schrift notieren. Ein größeres Ringbuch (A4) wäre denkbar, aber das ist mir persönlich zu groß, um es überall mit hinzunehmen.

Bei den Listen @WartenAuf and @VielleichtIrgendwann habe ich keinen Vorteil darin sehen können, sie auf Haftnotizen zu schreiben.

Was ich beibehalte

Post-Its für die @Einkaufen-Liste werde ich beibehalten, für den Rest habe ich bessere Lösungen gefunden.