Getting Things Done (GTD) macht es eigentlich ganz einfach: ob zuhause, im Büro, am Telefon - in jedem Kontext zückt man die zugehörige Liste nächster Schritte, pickt einen heraus und dann…

…überlegt man, was man eigentlich genau tun wollte. War wohl doch nicht so klar formuliert. Was ist da falsch gelaufen? Warum ist es knifflig, nächste Schritte gut zu formulieren?

Gut formulierte Nächste Schritte

David Allens Definition von «next action» lautet (aus Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity):

the next physical, visible activity that needs to be engaged in, in order to move the current reality toward completion.

Auf Deutsch etwa:

Der nächste physische, sichtbare Arbeitsschritt, der erledigt werden muss, damit der Ist-Zustand dem Soll-Zustand angenähert wird.

Woran erkannt man dann einen gut formulierten «nächsten Schritt»?

• eine konkrete, physische Aktivität wird gefordert;
• die theoretisch und praktisch am Stück erledigt werden kann (der nächste Schritt, nicht die nächsten);
• und uns dem Ziel näherbringt.

Fallgruben und wie man rauskommt

Fallgruben lauern überall, wo man den Zweck der Liste «Nächster Schritte» aus den Augen verliert. Das System wird unzuverlässig, weil man grübelt, was man «eigentlich» tun wollte. Aufgaben erscheinen zu gewaltig und bleiben ewig unerledigt. Oder etwas Belangloses wird statt des Nötigen getan.

Taschentücher mit Knoten

Was ist der Unterschied zwischen ener Einkaufsliste und einer Liste nächster Schritte? Auf der Einkaufsliste stehen nur Dinge, keine Schritte. Das ist für den Einkauf in Ordnung. Nächste Schritte aber benötigen ein Verb, eine klare Ansage, was zu tun ist.

Stellen Sie sich vor, Ihre Listen nächster Schritte wären Schachteln voll von Taschentüchern mit Knoten. Hätten Sie Zeit und Lust, sich bei jedem Tuch zu überlegen, was der Knoten dort bedeutet? Immer wieder? Auch wenn es pressiert oder Sie müde sind? Ein paar Beispiele:

Wenn Ihre Listen keine Verben enthalten, haben Sie Schritt 2 («Process» / «Entscheiden») von GTD ausgelassen - oder das Resultat nicht notiert.

Vielleicht mögen Sie auch keine Verben im Befehlston und glauben, ein Stichwort würde Sie schon automatisch an den nächsten Schritt erinnern. Dabei war gerade das Verb Ihr hart erarbeitetes Resultat. Wenn Sie überall sonst nicht gerne Arbeitergebnisse wegwerfen, sollten Sie es bei GTD auch nicht tun.

Bestehen Sie auf einem Verb.

Projekte im Schafspelz

Der Nächste Schritt ist mit einem Verb beschrieben, und Sie grübeln trotzdem, was zu tun ist? Vielleicht haben Sie keinen Schritt, sondern ein Projekt im Schafspelz vor sich?

In der GTD-Gemeinde ist das als Unterschied zwischen «Project Verbs» und «Next Action Verbs» bekannt. Ein «Project Verb» ist ein Projekt im Schafspelz: viel zu mächtig, um ein Einzelschritt zu sein. Und trotzdem sehr beliebt, weil es Aufgaben verschleiert und schnell notiert ist:

Auch wenn es bequem ist: ein ganzes Projekt hat nichts auf einer Liste nächster Schritte verloren. Ein Projekt, besonders ein schwieriges, bewältigt man wie eine Wüstendurchquerung: von Oase zu Oase.

Schulen Sie Ihren Blick für «abgehobene» Verben.

Abschweifungen

Ist Ihnen das letztliche Ziel immer klar, auf das der nächste Schritt zusteuern soll? Selbst wenn Sie das Ziel kennen - vielleicht ist es Ihnen unangenehm, lästig oder zu mühselig, darauf zuzusteuern? Dann finden sich statt des richtigen nächsten Schritts tausend andere, die vorher noch erledigt werden «müssen»:

Sie haben Getting Things Done (GTD) gewählt, um Ihre Ziele zu erreichen. Wenn Sie Abschweifungn feststellen, gehen Sie doch einmal Ihre Listen mit jemandem durch, dem Sie wirklich vertrauen, und bitten Sie um ganz offenes Feedback.

Toitoitoi!

Ich hoffe, bei Ihrem nächsten wöchentlichen Durcharbeiten gehen Ihnen die Formulierungen der nächsten Schritte leichter von der Hand. Vielleicht entdecken Sie ja auch, warum etwas seit Wochen auf Ihrer Liste schmort…?

Und wer noch eine Fallgrube mehr kennt: ich freue mich über jeden Kommentar.