Eine Frage: Welche Dinge oder Methoden benutzen Sie schon seit 5, 10 oder gar 20 Jahren und sind damit vollends zufrieden?

Falls Ihnen etwas eingefallen ist: was genau schätzen Sie daran?

Ihr persönliches Organisationssystem braucht vergleichbare Qualitäten. Oft verschleiern scheinbar verführerische Möglichkeiten, ein günstiger Anschaffungspreis oder schlicht der Gruppenzwang, was Sie persönlich «eigentlich» brauchen. Im Alltag spüren Sie dann später, dass Sie nur einen schlechten Kompromiss gemacht haben.

Damit Ihr persönliches Organisationssystem passt wie angegossen, sollten Sie Ihre Anforderungen klar formulieren, am besten als Checkliste. Lernen oder kaufen Sie nichts, was Ihren persönlichen Test nicht besteht.

Hier vier Anregungen, aber keine fertigen Antworten. Sehen wir uns folgende Fragen näher an:

1. Wohin führt Ihr Weg?
2. In welchen Kontexten arbeiten Sie?
3. Welche Standards können Sie nutzen?
4. Wie können Sie barrierefrei arbeiten?

Ich bin gespannt auf Kommentare!

1. Wohin führt Ihr Weg?

For you will still be here tomorrow
But your dreams may not.
(Cat Stevens, «Father and Son»)

Was ändert sich in Ihrem Leben, und was nicht?

• Werte - sollen sie in Ihrem System deutlich zum Ausdruck kommen oder nicht?
  Ist Ihr persönliches Organisationssystem für Sie auch Statussymbol oder nicht? Helfen Ihnen Leder und Gold bei der Arbeit oder nicht? Sind die Werte, die Ihr System widerspiegelt, noch relevant oder nur ein Klischee? Ist es Ihnen peinlich, Ihr System zu erläutern, oder tun sie es gerne?
• Ziele - steht Ihr System Ihren Zielen im Weg oder nicht?
  Verkörpert es noch das, was Sie abschaffen wollen oder bereits das, was Sie erreichen wollen? Arbeitet es mit Begriffen und Arbeitsschritten, die den Status Quo zementieren?
• Methoden - prägen sie Ihr System überdeutlich oder ist es noch flexibel?
  Kaufen, lernen und arbeiten Sie gerne strikt nach Lehrbuch? Haben Sie das vorab ausprobiert? Sind die Folgekosten für Verbrauchsmaterial außergewöhnlich hoch, gemessen am Materialwert?
• Aufgaben - müssen Sie künftig effizienter werden in dem, was Sie schon länger tun, oder effektiv in etwas, was Sie noch nie getan haben?
  Was deckt Ihr altes System nicht ab, und was muss Ihr neues sicher nicht mehr abdecken?
• Unternehmen und Kunden - ist Ihr persönliches Organisationssystem nur ein Satellit, der um das unternehmenseigene kreist?
  Funktioniert es auch auf sich allein gestellt? Können Sie es unabhängiger von ihrem aktuellen Arbeitgeber oder von konkreten Kunden machen? Ist es auf Unternehmensziele beschränkt oder unterstützt es auch Ihre privaten?
• Menschen - ist Ihr System Ihren Interessen, Ihren Fähigkeiten, und Ihrem Alter angemessen? Beherrschen Sie etwas eher durch Memorieren oder durch Routine? Haben Krankheiten oder Unfälle etwas an Ihren Fähigkeiten geändert? Suchen Sie unbewußt eine Tarnung, weil Sie etwas nicht mehr so gut können, statt einer Weiterentwicklung, weil Sie jetzt etwas Anderes dafür besser können?

2. In welchen Kontexten arbeiten Sie?

If it comes to you against the situation, don't let the situation win.
(MacGyver)

Wo werden Sie sein und arbeiten?

• Strom und Internet - was tun Sie ohne? Ihr System unterstützt Ihre Arbeit, aber verändert es auch die Realität? Hat Ihr Umfeld Verständnis für den Bootvorgang? Für Ihre Klingeltöne? Toleriert Ihr Umfeld Tastaturgeklapper in Besprechungen? Verzichtet es gerne auf Blickkontakt, weil Ihre Maschine mehr davon braucht?
• Dienstvorschriften, Firmenpolitik und ungeschriebene Gesetze - macht Ihr System Ihr ganzes Team erfolgreicher, oder nur Sie selbst, auf Kosten der anderen? Werden Sie eine ganze IT-Abteilung vom Umstieg auf Ihr bevorzugtes System überzeugen können? Streiten Sie sich noch, oder arbeiten Sie schon?
• Mechanische, thermische oder chemische Belastungen - erträgt Ihr System das? Oder müssen Sie öfters vor die Tür gehen, um etwas zu notieren oder einzugeben?
• Platzbedarf und Größe - zahlt es sich aus, in eine Besprechung eine größere Konferenzmappe mitzubringen als Ihr Vorgesetzter oder Kunde? Wenn Sie alle Adapter, Erweiterungen und Zubehörteile zusammen nehmen: wie klein und edel ist Ihr System dann wirklich?

3. Welche Standards können Sie nutzen?

The nice thing about standards is that there are so many of them to choose from.
(Andrew S. Tanenbaum)

Leiden Sie am Not-Invented-Here-Syndrom (NIH)?

• Batterien - wie viele verschiedene Ladegeräte müssen Sie mit auf Reisen nehmen? Was kosten Ersatzbatterien oder Ersatz-Akkus? In wie vielen Ländern und in wie vielen Geschäften bekommen Sie sie, um welche Uhrzeit? Können Sie die Akkus überhaupt selbst austauschen? Wer verdient daran, und wer zahlt drauf?
• Papierformate - ist ein edles Papierformat den 5- bis 10-fachen Preis wert? Welchen Vorteil bringt eine spezielle Lochung gegenüber einem Standard-Ringbuch? «Können» Sie manchmal eine Idee nicht notieren, weil Sie das «passende» Papier nicht zur Hand haben? Wollen Sie manchmal eine Idee nicht notieren, weil das Papier dafür zu «schade» ist?
• Dateiformate - können Sie wichtige, vor längerer Zeit abgespeicherte Informationen jederzeit finden und wiederherstellen? Welcher Software haben Sie Ihre wertvollsten Erinnerungen anvertraut? Gibt es sie schon seit 5, 10 oder 20 Jahren und wird es sie auch noch so lange geben? Falls nicht: könnten Sie, realistisch betrachtet, jemanden finden, der für Sie diese Informationen wieder herstellt? Und stünden ihm oder ihr alle notwendigen Informationen zur Verfügung?
• Software - ist das Pareto-Prinzip Ihr Freund und können Sie mit der 80-prozentigen Lösung heute leben - oder suchen sie die 100-prozentige, für irgendwann? Falls Sie gleichzeitig Meinungsverschiedenheiten mit der unflexiblen, knauserigen IT-Abteilung und mit dem überflexiblen, freigiebigen Vertrieb haben - woran könnte das liegen?

4. Wie können Sie barrierefrei arbeiten?

Wer sich nicht bewegt spürt seine Ketten nicht.
(Marie von Ebner-Eschenbach).

Ist Ihr System ein goldener Käfig?

• Daten exportieren und importieren - können Sie wichtige Informationen selbst, kostenlos und verlustfrei aus Ihrem jetzigen System exportieren? In Ihr neues System importieren? Und von dort ebenso wieder exportieren? Haben Sie das ausprobiert?
• Datenstrukturen - ist Ihr persönliches Organisationssystem arbeitserleichternd und von bleibendem Wert? Wie viele Handgriffe oder Mausklicks sind es bis zu benötigten Information? Sind mitgelieferte Trennblätter, Register oder Dokumentvorlagen hilfreich oder schon auf den ersten Blick völlig untauglich? Haben Sie bereits eine erprobte generelle Struktur, und lässt sie sich in Ihrem neuen System auch sinngemäß umsetzen?
• Restriktionen - kennen Sie alle Zwangsmaßnahmen, die in Ihr neues System eingebaut wurden? Wiegt der Wert Ihres neuen Systems den Ärger mit Kopierschutz, Digital Restrictions Management (DRM), Zwangsregistrierungen und Zwangs-Abonnements auf?
• Portierte Open-Source-Software - ist Ihre Organisationssoftware universell verfügbar oder nur theoretisch portabel? Müssen Sie bei jedem Betriebssystemwechsel oder Upgrade neu investieren? Können Sie Ihre Daten und notfalls auch die zugehörige Software kostenlos weitergeben, oder muss Ihr Gegenüber denselben Software-Käfig bewohnen?

Ich bin gespannt auf Kommentare!