«Brokenness» © col_adamsonWenn Sie sich von der Arbeit ablenken lassen wollen, versuchen Sie es doch mal mit Plausch, Chatprogrammen (Instant Messaging, IM), Telefonkonferenzen oder Besprechungen. Das macht der eigenen Produktivität gründlich den Garaus, denn es verschlingt all Ihre Aufmerksamkeit, zerstört den berühmten Flow und verwandelt Ihre Stimmung in die eines gereizten Tigers, der von der Kette gelassen werden will. Es sind alles synchrone Kommunikationswege: Sie «müssen» sofort reagieren. Im Gegensatz dazu funktioniert z. B. Email (und Briefe - können Sie sich noch an dieses Medium erinnern…?) asynchron: Sie entscheiden, wann Sie reagieren.

Der vierte Teil dieser Miniserie Schütze Deine Inbox zeigt Ihnen, wie Sie den Informationsbiestern Grenzen ziehen, die Ihnen unvermittelt auf den Schreibtisch springen und mit fragenden Augen sofort nach einer Antwort oder Aktion verlangen.

Synchrone Kommunikation als Müll

Ich bespreche hier drei verbreitete, Zeit fressende, synchrone Arten von Büroplagegeistern, die sich in Ihrer Inbox tummeln:

1. Chatprogramme (IM)
2. Leute, die «vorbeikommen»
3. (Einladungen zu) Telefonkonferenzen und Besprechungen

1. Chatprogramme (neudeutsch: Instant Messaging, IM) werden hoch gelobt, manche empfehlen sie sogar fast als Lehrstoff für Teenager. Es stimmt schon: IM kann eine große Hilfe sein, wenn man sein soziales Netzwerk stabilisieren will oder vielleicht auch gesundheitliche Probleme mit dem Hören hat. Allerdings ist Ihr Büro vermutlich kein so gutes Umfeld für IM wie Ihr Zuhause. IM stellt nämlich noch eine Inbox mehr dar, was man besser vermeidet.

Ihr Büro ist ein Arbeitsplatz. Sobald Sie eine kurze Pause brauchen, gehen Sie doch lieber in die Kaffee- oder Teeküche und plaudern sie dort fünf Minuten mit den Kolleginnen und Kollegen, von Angesicht zu Angesicht. IM am Arbeitsplatz zur Steigerung der Effizienz zu verwenden ist wie eine Schale Gummibärchen auf dem Tisch, um abzunehmen.

Ist etwas dringend, dann rufen Sie besser an und umgehen damit die IM-typischen Ärgernisse: nicht mitbekommen, wie der andere sich gerade fühlt, falsch oder gar nicht verstandene Ironie oder die fehlende Möglichkeit, mündlich mit ein paar schnellen Fragen und Antworten ein Problem einzukreisen.

Ist etwas nicht dringend, schicken Sie eine Email oder vereinbaren eine Besprechung.

In jedem Fall: werfen Sie das Chatprogramm von Ihrer Bürofestplatte.

2. Leute, die «vorbeikommen» sind natürlich nicht per Definition von übel. Sie können sicher ganz gut die Leistungsträger und Kommunikationsförderer von den Plagegeistern unterscheiden, den Tratschtanten und -Onkeln, den Leuten im Dauerleerlauf, den Aufschiebern und, ja genau: diesem ganz speziellen «Freund», der Sie regelmäßig um «Rat» bittet und Ihren guten Willen immer nur mit seinen langatmigen Erläuterungen kontert, was er schon alles versucht hat (unter vielem anderen auch Ihre Tipps) und was davon funktioniert hat (gar nichts).

Haben Sie Ihre Tür schon mal als Inbox betrachtet? Ist sie nämlich. Hier ein paar Vorschläge, was man gegen die beschriebene Art unerwünschten Inputs tun kann:

• Räumen Sie die Besucherstühle aus Ihrem Büro.
• Reden Sie gerade heraus, geradezu schroff. Fragen Sie gar nicht erst Wie geht's? sondern: Was kann ich für Sie tun?
• Erzählen Sie Ihrem Besuch, dass Sie gerade sehr beschäftigt sind und bestehen Sie auf einer Terminvereinbarung. Schlagen Sie im Detail Zeitpunkt, Ort und Dauer vor und verhalten Sie sich wie die Spanische Inquisition, wenn Sie ihn oder sie nach Besprechungsthemen fragen. Das lässt sich immer wiederholen, wenn die personifizierte Zeitverschwendung durch die Tür tritt.
• Weisen Sie darauf hin, dass Ihr gegenüber professionelle Hilfe benötigt (bei was auch immer) und Sie kein Profi (darin) sind. Punkt.

3. Lehnen Sie Einladungen zu Telefonkonferenzen oder Besprechungen möglichst ab. Anders als die meisten denken, geht es in Besprechungen und Telefonkonferenzen gerade nicht ums Reden. Es geht ums Fällen von Entscheidungen und ums Planen. Brainstorming ist kein Werkzeug, es ist eine schlechte Idee.

Gruppenkalender sind auch Inboxen. Versuchen Sie, möglichst viel Zeit in Ihrem Kalender durch wiederkehrende Aufgaben zu blocken. Sie müssen gar nicht lügen, benutzen Sie aussagekräftige Besprechungstitel. Jeder freie Fleck in Ihrem Kalender ist eine Einladung, eine fette, Standard-1-Stunden-Besprechungsanfrage darauf abzuladen.

Wenn jemand Sie wirklich in seiner Besprechung dabei haben muss, warten Sie auf ihren oder seinen Anruf. Wenn Sie eine Einladung schon nicht ablehnen können, stellen Sie wenigstens ein produktives (und rasches) Ende sicher, mit gefällten Entscheidungen und klaren Aufgabenverteilungen.

Mark Horstman und Michael Auzenne geben dazu (leider nur auf Englisch) wertvolle Ratschläge in ihrem Manager Tools Podcast. Hören Sie sich zum Beispiel für Telefonkonferenzen die Episoden Effective Teleconferencing - Part 1 of 2 und Effective Teleconferencing - Part 2 of 2 an (Motto: Die Stumm-Taste ist nicht Dein Freund). Für Besprechungen empfehle ich How to Handle Agendas in a Meeting (Part 1 of 2) und How to Handle Agendas in a Meeting (Part 2 of 2) (z. B.: was eine große, für alle sichtbare Uhr für Wunder wirken kann!).

Erziehen Sie Ihre Kollegen (und sich selbst)

Es scheint, dass manche einfach nicht unterscheiden können zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation. Sie kennen doch auch jemanden, der immer anruft und sich beschwert, dass Sie seine Mail von gerade eben immer noch nicht beantwortet haben?

Tim Ferriss, Autor von «The 4-Hour Workweek: Escape 9-5, Live Anywhere, and Join the New Rich», hat einen guten Vorschlag, wie man dem abhilft. Weil er seine Email nur zweimal pro Woche lesen und trotzdem nicht unhöflich erscheinen will, hat er einen Autoresponder (Abwesenheitsassistenten) für seine Mailbox passend eingerichtet. Wer ihm (oder einem seiner Assistentinnen und Assistenten) zu seinem Buch etwas mailt, bekommt ungefähr folgende Antwort:

Guten Tag,

weil ich viel Arbeit zu erledigen habe, lese ich meine Emails nur ungefähr zweimal pro Woche. Falls Sie sofort eine Antwort brauchen und meine Nummer haben, rufen Sie mich bitte an. Telefonate sind mir für schnelle Entscheidungen sogar viel lieber. In der Zwischenzeit wird mein Assistent Ihre Email lesen.

Viele Grüße, und damit zurück ins Leben außerhalb der Mailbox!

Tim

P.S. Ich lese jede Email persönlich, aber kann nicht alle beantworten, besonders bei vertrackten Verständnisfragen. Herzlichen Dank für Ihr Verständnis und für Ihre Nachricht!

Gut, Ihre Kollegen finden den Falls-Sie-meine-Nummer-haben-Part vermutlich weniger witzig, also lassen Sie ihn besser weg… Trotzdem: der Leser wird sanft daran erinnert, dass Email ein asynchrones Medium ist und ein Telefonanruf für dringende Angelegenheiten gedacht ist. Perfekt!

Falls Sie Ihr Chatprogramm nicht vom Bürocomputer deinstallieren können (dürfen?), dann ändern Sie doch Ihren Kontonamen oder setzen Sie zumindest Ihren Anwesenheitsstatus passend. Wählen Sie den Status «Beschäftigt» oder «Bitte nicht stören», statt «Offline» (es glaubt Ihnen ohnehin niemand, dass Sie den ganzen Tag offline sind). Plakative Kontonamen wären etwa «NOTFALL! Hans Schmidt» oder «DRINGEND! Hans Schmidt» - das signalisiert gleich, welche Art von Kontaktaufnahme hier erwünscht ist.

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