Die meisten Anwender von Getting Things Done (GTD) verwenden viel Zeit auf die Pflege ihrer Listen „Nächster Schritte“.
Nächste Schritte werden nicht einfach in einer einzigen ToDo-Liste zusammengewürfelt. Stattdessen konzentriert sich jeweils eine jede solche Liste auf einen Kontext, der es möglich macht, den Schritt zu erledigen. Nach David Allen steht ein Kontext für ein Werkzeug, einen Ort oder eine Person, die fürs Erledigen benötigt wird.
@Zuhause, @Büro, @Telefon sind typische Beispiele dafür. Wer seine Listen so gestaltet, ist dann offensichtlich besser dran, sobald er sich im jeweiligen Kontext befindet und schnell wissen muss, was er jetzt tun könnte oder muss.
Aber was genau ist ein Kontext, und was nicht?
Kontextarten und wie man damit umgeht
Während meines letzten Wochenüberblicks habe ich mich beim Anblick meiner Listen gefragt, welche Kontextarten es gibt. Hier kommt meine Liste – wenn Sie noch mehr Arten finden können, schreiben Sie doch einfach unten einen Kommentar dazu. Los geht’s:
- Menschen
Beispiele: @Jochen, @Eltern.
Normalerweise sind das Agendas. Solche Listen sind echte Lebensretter, wenn man stark unter Stress steht und halb im „Autopilot“-Modus arbeitet. - Rollen und Dienstleister
Beispiele:: @Chef, @HNO-Arzt, @DHL.
Am besten, man unterscheidet zwischen Rollen und Menschen, auch wenn man sich mit jemandem gut versteht. - Orte
Beispiele: @Schreibtisch, @Zuhause, @Büro, @Club, @Büro Frankfurt.
Orte, an denen man regelmäßig ist. - Besorgungen
Beispiele: @ALDI. - Agendas wiederkehrender Ereignisse
Beispiele: @Wöchentliche Abteilungsbesprechung. - Wiederkehrender Leerlauf
Beispiele: @Morgenkaffee, @Fitnessstudio, @Jogging, @Pendeln.
Man sollte Leo Babauta’s Ratschlag zu „calming routines“ beherzigen und wenigstens ein paar Leerlaufzeiten von ToDos freihalten. Manchmal ist Leerlauf eben nicht wirklich Leerlauf. - Verplante Zeitspannen
Beispiele: @Lesezeit, @Kreativzeit.
Christian Eriksson beschreibt (auf Englisch) ein Beispiel für solche Pläne und Keith Robinson schlägt (ebenfalls auf Englisch) Ähnliches für schöpferische Tätigkeiten vor. - Benötigte Mittel und Werkzeuge
Beispiele: @Online/Internet, @PC-Offline/Mac überall, @Telefon/Anrufe, @Email; Merlin Mann erwähnt sogar: @Google.
Es geht nicht nur um die Ressourcen, sondern auch um den berühmten Flow bei ihrer Nutzung. Steve Pavlina kritisiert GTD wegen vermeintlicher „Zwangslisten“ wie @Telefon und sagt, er möchte nicht „Schritte aus mehreren Projekten zusammenrühren“. Hier wird aber das Kind mit dem Bad ausgeschüttet. Bei GTD geht es nicht um den Fokus auf ein einziges Projekt, GTD will stattdessen das ständige Umschalten zwischen Aufgaben vermeiden. Wenn Ihre Projekte sich sehr ähnlich sehen, dann vermeidet das Gruppieren ähnlicher Schritte dieses ständige Umschalten. Jedes Projekt unter solchen Umständen einzeln komplett fertigzustellen würde mehr Umschalten zwischen verschiedenen Aufgabentypen bedeuten.
[2007-09-05 Update: Als Anekdote dazu passt dieses (englische) Posting auf dem Forum von David Allen.] - Gewohnheiten
Beispiele: @Zuhause.2Minuten.
Routinepflichten und Vorsätze. Da man sich besonders bei den kleineren mit der ständigen Erinnerung schwer tut, ist eine Liste hier recht praktisch.
Scheinkontexte
- Schritte oder Projekte
Leider hat Merlin Mann zu Beginn solche Schritte wie brainstorm, decide, print, read, write, schedule, refactor als „Handlungskontexte“ (actionable contexts) eingestuft. David Allen nennt sie nicht Kontexte; wenn er z.B. über Lektüre (reading) spricht, meint er nicht einmal verplante Zeitspannen (s.o.), sondern nur eine Mappe mit dem Lesestoff (Artikel, Memos, ausgedruckte Emails, etc.). Besser wäre es also, sich zu fragen: „In welchem Kontext werde ich dazu (Brainstorming, Entscheiden, Drucken, Lektüre, etc.) kommen?“ Die Antwort wird für jeden Typ von Schritten anders ausfallen. Die komplette Lektüremappe nimmt man z. B. nicht überall mit hin, das ist ein Mythos. Und einfach „drucken“ geht auch nicht überall: Ihrem Chef wird es nicht gefallen, wenn Sie Privates im Büro ausdrucken; Ihre Freunde haben vielleicht keine Mac-compatible Software installiert; der Drucker Ihrer Eltern ist vielleicht kein Farb-Tintenstrahler. Es gibt hier also hier einen Kontext zu entdecken. - Einmalige Ereignisse (im Gegensatz zu wiederkehrenden Ereignissen mit Agendas, s. o.)
„@Urlaub in Griechenland“ ist kein Kontext, sondern ein Projekt. Tragen Sie das auf Ihrer Projektliste ein und notieren Sie die Nächsten Schritte in den vom Kontext her passenden Listen oder im Kalender. Ihr Kalender und Ihre Listen gelten auch in Griechenland, oder? - Verfügbare Zeit und verfügbare Energie
Brian Kei Tanaka diskutiert (auf Englisch) „short-time“- und „long-time„-Kontexte und setzt z.B. short-time gleich mit eher geringen Anforderungen an die eigene Energiegeladenheit. Ein Beispiel wäre @Computer, short. Allerdings beeinflussen insgesamt drei Faktoren Ihre Auswahl, welche Aufgabe Sie als nächstes erledigen: Priorität, Energiebedarf und verfügbare Zeit. Wenn Sie einen davon als Kontext interpretieren, dann werden die anderen in Ihrem zuverlässigen System automatisch zweitrangig. Wenn Sie z. B. noch sehr energiegeladen sind: werden Sie dann nur die länger dauernden Aufgaben angehen und die wichtigen, aber kurzen auf der anderen Liste übersehen? Falls Sie unbedingt die drei Faktoren erfassen wollen, ginge das besser über zusätzliche Spalten z. B. der @Computer-Liste, jeweils für Ihre Einschätzung zu Priorität, Energiebedarf und benötigte Zeit. - Prioritäten
Werden Kontexte wie @Dringend, @Wichtig, oder @A/@B/@C benutzt, dann verrät das, dass man in traditionelle „Zeitmanagement“ -Methoden zurückgefallen ist. Es ist nun mal nicht hilfreich, wenn man zwar weiss, dass ein nächster Schritt dringend ist, aber der aktuelle Kontext gar kein kein Handeln zulässt. - Invariante Zeitspannen
Wie wäre es mit Kontexten wie @Heute, @Vormittag, @Nachmittag oder ähnlichem? Bobby Sullivan scheint vorzuschlagen, dass eine Outlook-Kategorie wie Heute auch ein GTD-Kontext sei. Obwohl der beschriebene Trick mit der Outlook-Kategorie sehr hilfreich bei der Tagesplanung ist, ist Bobbys Vorschlag irreführend. Man sollte invariante Zeitspannen nicht mit Kontexten verwechseln: einen nächsten Schritt für eine invariante Zeitspanne einzuplanen macht diese Zeitspanne nicht zu einem Kontext, denn offensichtlich ist man nicht immer zur selben Tageszeit am selben Ort.
Wenn Sie eine Reihe solcher Scheinkontexte in Ihrem System entdecken, lesen Sie mal Merlin Manns Ratschlag zum Streichen von Kontexten (auf Englisch); er erinnert mich an die Software-Sünde, die Bertrand Meyer Taxomania genannt hat (Vorsicht, IT-spezifischer Link), also an das exzessive Verlangen, Klassifikationsbäume um des Klassifizierens willen aufzustellen.
Das Überschneidungsproblem und wie man es löst
Wenn Ihnen zwei oder gar mehr Kontext-Kandidaten für einen nächsten Schritt einfallen, dann sind Sie in ein Überschneidungsproblem hineingelaufen. Es gibt kaum einen Satz von Kontexten, der völlig frei von Überschneidungen ist. Nehmen Sie z. B. einmal an, sie könnten einen Telefonanruf theoretisch auf eine der Listen @Zuhause, @Telefon oder @Büro eintragen. Auf welche Liste kommt dann z. B. „Anrufen: Herbert, Termin nächste Woche vereinbaren“?
Es gibt verschiedene Lösungsmöglichkeiten. Hier ist meine Liste von Strategien, die stärker bevorzugten zuerst:
- Allgemeinere Kontexte vor spezifischen
Schreiben Sie „Anrufen: Herbert, Termin nächste Woche vereinbaren“ auf die Liste @Telefon, weil diese Kategorie allgemeiner ist und Sie @Telefon auch dann prüfen müssen, wenn Sie @Zuhause oder @Büro sind. Wenn Sie @Telefon noch gar nicht haben, legen Sie diese Liste jetzt an.
Das funktioniert natürlich nicht, wenn Ihr Arbeitgeber keine privaten Gespräche am oder vom Arbeitsplatz aus gestattet. - Kontexte zusammenlegen
Wenn Ihr Vorgesetzter keine privaten Telefongespräche am Arbeitsplatz gestattet und Sie auch kein Handy haben, dann streichen Sie die Liste @Telefon und übertragen Sie ihren Inhalt („Anrufen: Herbert, Termin nächste Woche vereinbaren“) auf die Liste @Zuhause. - Häufig besuchte Kontexte vor selten besuchten
Wählen Sie den Kontext, in dem Sie sich am öftesten aufhalten. Ist das @Zuhause, @Telefon oder @Büro? Wenn Sie „Anrufen: Herbert, Termin nächste Woche vereinbaren“ dort eintragen, dann sind die Chancen größer, dass sie die Aufgabe früher wieder zu Gesicht bekommen. Sehen bedeutet natürlich nicht Erledigen. - Dauerhafte Kontexte vor temporären
Nehmen wir an, Sie sind Freiberufler und arbeiten hauptsächlich beim Kunden, in einem vorübergehend bereitgestellten Büro. „Anrufen: Herbert, Termin nächste Woche vereinbaren“ landet dann auf der Liste @Zuhause, weil Sie dann keine Einträge von @Büro nach @Zuhause übertragen müssen, wenn Ihr Vertrag endet.
Haben Sie zusätzliche oder andere Vorschläge zum Umgang mit Kontexten? Schreiben Sie doch unten einen Kommentar dazu!