Vor 5 Jahren übernahm ich die Leitung der IT/ORGA-Abteilung eines Mittelständlers. Ich hatte vorher einige Teams und schließlich eine ganze Software-Entwicklungsabteilung geführt, das Stakkato immer neuer Aufgaben kannte ich daher bereits. Worauf ich nicht vorbereitet war: weil sich die Vielfalt der Aufgaben multiplizierte, geriet mein Selbstorganisationssystem ins Stolpern, obwohl «Pegelstand» und Frequenz meiner Aufgaben etwa gleich blieben.

Genau gesagt hatte ich also nicht wirklich ein «Selbstorganisationssystem».

Buchhandlungen haben mich schon immer fasziniert, aber in dieser Zeit muss ich wohl so ziemlich alle Zeit- / Aufgaben- / Prioritäten- / Selbstmanagement-Ratgeber dreimal durchgeblättert und quer gelesen haben, bis ich auf Getting Things Done (GTD) stieß, das um diese Zeit in Deutsch auf den Markt kam. Nicht unbedingt Liebe auf den ersten Blick: die Übersetzung aus dem Englischen ist fürchterlich (schon beim Titel «Wie ich die Dinge geregelt kriege», versus «Getting Things Done», stellen sich die Nackenhaare auf: geregelt ist eben längst noch nicht erledigt.)

Schon beim ersten Querlesen fand ich aber viele Tipps, die sofort umsetzbar klangen, also griff ich zu. Ich habe es noch nie bereut. Nach knapp 5 Jahren ist es Zeit für einen Rückblick: Was habe ich durch GTD gelernt? Was mache ich anders als vor 5 Jahren?

Meine 7 wichtigsten Lektionen aus 5 Jahren GTD

1. Ungelesene Emails mit vielen Filtern vorzusortieren ist «cool», aber dumm.
   Die Anzahl der elektronischen Eingangskörbe explodiert. Schlimmer noch, wenn Archiv-Ordner plötzlich zu Eingangsordnern mutieren. Entscheiden muss ich ohnehin über jede Email, und das bedeutet dann viele Mausklicks, um sie zu finden.
   Ein Eingangsordner ist besser: je unattraktiver das Verschieben in andere Ordner ist, desto eher wird eine Mail einfach gelöscht. Das ist wirklich cool.
2. Aus dem Archiv («Referenzmaterial») brauche ich selten etwas.
   All die wichtigen Mails und Papiere, die man «unbedingt» aufheben muss, verschwinden sang- und klanglos aus dem Blickfeld, ich brauche sie nicht in Griffreichweite oder gar als Papierstapel auf dem Schreibtisch.
   Klebt man auf Mappen und Ordner dabei gleich ein Post-It wie «Wegwerfen im Oktober 2013», oder hat man Festplattenverzeichnisse wie Projekte.erledigt/2007, dann gibt es auch Jahre später nichts zu grübeln.
3. GTD ist mein Freund und Autopilot.
   Listen helfen mir durch den Tag, wenn meine Energie zu Ende geht. Überstunden, älter und vergesslicher werden, Feiern bis in den Morgen, Termindruck, Kopfschmerzen, Trauerfälle in der Familie: es gibt viele Gründe, warum Dinge vergessen werden oder sich zur Unzeit in den Vordergrund schieben. Auch harte und bittere Tage überstehe ich jetzt besser - notfalls übernimmt jemand meine Listen.
4. Top-Aufgaben sorgen für sich selbst.
   Die Stärke von GTD sind die trivialen Dinge. Notiere ich sie nicht, weil ich mich nur um die vermeintlichen Top-Aufgaben kümmere, dann trifft mich das Triviale irgendwann wie ein Bumerang und fordert ultimativ seine Zeit ein.
   Solange sich Venedig um die Millionen von Pfählen unter seinen Häusern kümmerte, blühten die Paläste. Seit es das nicht mehr tut, verrotten sie. Ca. 30 Prozent aller Wohnungen in Venedig stehen bereits leer.
5. Echte Standards schlagen jede Extrawurst.
   Was haben Batterien, Ringbucheinlagen und Dateien gemeinsam? Es gibt sie jeweils in sehr gebräuchlichen, herstellerübergreifenden, aber auch in proprietären, vom Hersteller geschützten Formaten.
   Ersteres gibt es und funktioniert überall, letzteres dient der Kundenbindung, so wie die Handschellen bei der Polizei. Ich habe genug von Terminplanern mit extra-seltenem Lochabstand, elektronischem Schnickschnack mit fest eingebauten oder exotischen Akkus und teuren «Text»-Verarbeitungen, die ich nur deshalb kaufen soll, damit das Layout anderer Leute erhalten bleibt. Willkommen A4/A5, AA/AAA und ODF, tschüs Unusual/system, iEintagsfliege und Wortkarg für Windows.
6. Ich werde nie wieder Zeit vergeuden mit «Zeitmanagement».
   Es gibt niemals genug Zeit, und es ist immer jetzt. Es gibt aber immer Kontexte, in denen ich mich befinde (@Büro, @Zuhause, @Online, …). Wenn ich jetzt Zeit habe, muss ich schnell wissen, was ich im aktuellen Kontext tun könnte. Daher kommt mir kein Planungssystem mehr ins Haus, das hauptsächlich auf Tag und Stunde beruht oder meine Aufgaben in anderen Denkschubladen vor mir versteckt.
7. Ich sehe jederzeit, was ich zu tun, zu besprechen und zu kontrollieren habe.
   Und das tut richtig gut. Es hilft mir bei der Konzentration aufs Wesentliche, speziell auch beim Nein-Sagen. Anders als vermutet haben die Listen mich nie erschreckt, sondern beruhigt. Ich hatte schon lange nicht mehr das ungute Gefühl, irgendeine Aufgabe vergessen zu haben. Das bedeutet nicht, dass alles auch erledigt worden wäre, aber ich kann selbst entscheiden, was unerledigt bleibt.

Soweit mein persönliches Fazit in 7 Lektionen. Ich bin gespannt auf die Kommentare!