GTD Unplugged: das Zuverlässige System mit dem D*I*Y Planner


GTD on D*I*Y Planner: MaterialsGTD on D*I*Y Planner: MaterialsWie kann ich ein Zuverlässiges System einrichten, wenn ich «unplugged» arbeiten möchte? Dieses mal stelle ich eine Variante mit Druckvorlagen von D*I*Y Planner vor, die ich für ein paar Wochen ausprobiert habe: wie sie aussieht, was gut funktioniert hat und was nicht so gut.

Verwendetes Büromaterial

  • ein Ringbuch
  • ein großer Packen Blanko-Ringbucheinlagen (mindestens 50 für die Listen; gelochte sind bequemer, sofern der Drucker sie klaglos einzieht)

Wie üblich empfehle ich, wenn Sie das ausprobieren wollen, ein Ringbuch in Standardgröße (A4, A5, welches Format auch immer in Ihrem Land gebräuchlich ist). Die meisten papierorientierten «Zeitplanungssysteme» sind nämlich etwas ganz Spezielles - mit Blick auf die Formate und Lochungen. Dem gehe ich lieber aus dem Weg, weil es nicht überall Nachschub gibt, schon gar nicht günstigen.

Das System einrichten

Die offiziellen D*I*Y-Planner-Druckvorlagen im PDF-Format gibt es kostenlos, für viele Formate (A5 in meinem Fall), aber leider nur auf Englisch. Das «core package» enthält zahlreiche Seitenvorlagen, die nicht alle etwas mit GTD zu tun haben. Jede Vorlage gibt es in zwei Varianten, für linke und rechte Seiten - sehr angenehm für den doppelseitigen Ausdruck.

Ich habe nicht einmal alle GTD-Vorlagen benutzt, sondern nur diese drei:

  • DIY Planner ToDo list templateDIY Planner ToDo list templateDIY Planner WaitingFor list templateDIY Planner WaitingFor list templateDIY Planner Agenda list templateDIY Planner Agenda list templateDie To-Do-Listenvorlage bietet Platz für zwei Zeilen Beschreibungstext je Eintrag, ein Feld zum Abhaken der Aktion und ein nützliches Feld für ein Fälligkeitsdatum (due date). Zusätzlich kann in einem Delegated-To-Feld vermerkt werden, an wen die Aufgabe delegiert wurde (Abhaken und Übertrag auf die Waiting-For-Liste nicht vergessen!). Alles in allem ideal für Nächste-Schritte-Listen - es gibt zwar auch eine Actions-Listenvorlage, aber die bietet nur eine Zeile Beschreibungstext und kein Delegated-To-Feld. In der Kopfzeile oben rechts ist wie bei allen Vorlagen Platz für den Kontext.
  • Die Waiting-For-Listenvorlage besitzt alle Felder und Blöcke der To-Do-Liste und zusätzlich ein Feld für das Delegierungsdatum (Delegated Date). Die Vorlage ist bestens geeignet, um delegierte Aufgaben zu überwachen oder Dinge, die ich an andere verliehen habe.
  • Die Agenda-Listenvorlage ist für mich eine unschätzbar wichtige Gedankenstütze dafür, welche Dinge ich mit anderen besprechen muss (@Hermann, @Klaus, ...) oder was ich an Themen in einer Besprechung auf den Tisch bringen möchte (@WöchentlicheTeamBesprechung, ...)

Das reicht für meine Zwecke. Mehr brauche ich im Alltag wirklich nicht.

Optionale Druckvorlagen

Es gibt noch einige andere nützliche Vorlagen. Auf der Combined-Actions-Vorlage lassen sich Besprechungsergebnisse gut notieren, weil man Nächste Schritte und Waiting-For-Einträge direkt nebeneinander auf einer Seite notieren kann. Die Project-Outline-Vorlage bietet reichlich Platz für Entwürfe von Projektideen. Und es gibt natürlich die Priority-Matrix, eine Inkarnation der bekannten Eisenhower-Matrix die bei der Entscheidung hilft, ob man eine Aufgabe delegieren soll oder nicht.

Was gut funktioniert hat

Mein Stresspegel ist ziemlich niedrig, seit ich die Anzahl der benutzten Vorlagen auf drei reduziert habe. Man kann einfach keine Fehler mehr bei der Auswahl der richtigen Vorlage machen. Außerdem grüble ich kaum noch, wie viele Vorlagen welcher Art ich auf Vorrat einpacken soll.

Das attraktiven Design der To-Do- und Waiting-For-Vorlagen macht mich schneller, verglichen mit normalen Ringbucheinlagen mit handgemachtem Ad-hoc-Layout. Wahrscheinlich gefällt mir eine straffere Struktur. Eine neue Liste anzulegen braucht nur Sekunden. Die Agenda-Listen sind echte lebensretter: früher habe ich jede Menge Probleme schlicht vergessen, die ich unter vier Augen oder in einer Besprechung diskutieren wollte.

Was weniger gut funktioniert hat

Geht der Platz auf der Vorderseite einer Liste aus, dann muss ich auf der Rückseite weitermachen. Alles von der Vorderseite auf die Rückseite zu übertragen ist mir zu lästig, also muss ich öfter umblättern. Das ist nicht wirklich komfortabel.

Für einfache, kurze Listen (@Einkaufen, zum Beispiel) gehen die Druckvorlagen zu verschwenderisch mit dem Platz um. Es wäre mir auch zu schade, ein ganzes Blatt Papier nur wegen 3-5 Einträgen wegzuwerfen.

Was ich beibehalte

Fürs Büro bin ich voll und ganz zufrieden mit diesem Ansatz. Bei Listen wie @Einkaufen bleibe ich bei der Post-It-Variante.

Comments

Din-A-5 Ringbuch

Hallo Herr Katzenberger,

Ich habe auf ihren Seiten mit Gewinn geschmökert - Kompliment!Hier meine Frage:
Welches Ringbuch in Din-A 5 Größe verwenden sie? Es soll ja mit universal Papier (Lochung) befüllt werden können. Und hat auch noch einen Reißverschluß.
Wo bekommt das? Günstig!

Gruß
Dirk Wahlandt

Telefonregister

Hallo Herr Wahlandt,

dankeschön fürs Kompliment!

Die Suche nach dem Ringbuch war etwas mühselig, solange ich nur in den Regalen mit den Zeitplanern nachgeschaut habe. Fündig geworden bin ich damals (lange her!) bei den Telefonregistern, auch das hat aber eine Weile gedauert. Es war relativ günstig, damals ca. 15 €.

Ringbuch für A5

Hallo Herr Wahlandt,
ich verwende noch ein Ringbuch aus meiner Time/System Zeit, mit einem speziellen Locher. Das Ringbuch ist von einer so guten Qualität, das es mich wahrscheindlich überleben wird. Es gibt aber günstigere Varianten, die z.B. Karstadt in seiner Büroabteilung anbietet. Wenn Sie sich für eine Vierfachlochung entscheiden, bekommen Sie ggf. Blätter von der Stange. Ansonsten gibt es von Leitz Locher mit einstellbarem Lochabstand.
Viel Erfolg beim suchen.

ich verwende blankoblätter

ich verwende blankoblätter und ordne dies e in die entsprechenden register in mein a5 ringbuch ein,deshalb brauche ich keine templates weil durch das absortieren in die entsprechend beschrifteten register keine formulare nötig sind. der weitere vorteil ist die ablage der einzelblätter in projektbezogene a5 mappen

Blanko spart Zeit

@erwin: Blanko-Blätter sparen sicher Zeit. Ich bedrucke sie nur deshalb, weil ich mit etwas mehr Struktur (als nur handgeschrieben) beim Blättern dann etwas schneller an den richtigen Stellen hängen bleibe.

@rolf wie baust du deinen

@rolf
wie baust du deinen index auf?

Index?

@erwin: einen Index (im herkömmlichen Sinn) hab ich nicht, das Kosten-/Nutzenverhältnis dafür sähe bei mir nicht gut aus. Ich unterteile mein Ringbuch nach GTD-Art nur in 4 Abschnitte (Nächste Schritte, Projekte, Von Zeit zu Zeit, Referenzmaterial) und benutze in den Abschnitten die Druckvorlagen von D*I*Y Planner, zum Beispiel im Abschnitt "Nächste Schritte" Listen für ToDo, WaitingFor und Agenda.

In diesen Abschnitten kann ich mich schnell orientieren, meist habe ich ja ohnehin nur die Seiten aufgeschlagen, die für den aktuellen Kontext gedacht sind.

Vielleicht war mein Kommentar zum "Hängenbleiben" etwas irreführend? Ich meinte damit, dass ein gedrucktes Raster mit den immer selben Positionen, z.B. für die Titel der Listen, mir das schnelle Durchblättern erleichtert.

Weil die Druckfarbe deutlich dunkler ist als meine Bleistiftnotizen sehe ich z. B. sofort, ob ich eine ToDo- oder eine andere Liste vor mir habe. Es gibt damit auch eine hilfreiche optische Unterscheidung: was gedruckt ist, z. B. "ToDo", ist eine generische Information, was ich selbst geschrieben haben, ist dann das Spezifische. Würde ich etwa das "ToDo" handschriftlich selbst eintragen, müsste ich beim schnellen Durchblättern "intensiver lesen". Klingt vielleicht übertrieben, funktioniert aber bei mir so.

@rolf bei mir habe ich die

@rolf
bei mir habe ich die indexregister entsprechend benannt,ich muss also nach dem schreiben auf die blanko blätter nur dementsprechend zuordnen das erleichtert das "mischen" während des laufenden projekts ungemein

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