Effektiv und effizient kann man nicht nur durch Tun werden, sondern auch durch Unterlassen.

Man kann sich zum Beispiel fragen, wo man Zeit, Energie und Geld verschwendet - und die Ursachen eliminieren. Das Toyota-Produktionssystem (TPS) konzentriert sich unter anderem darauf. Es stammt, wie der Name vermuten lässt, aus der Automobilbranche. Sieht man sich die Strategie dieses Systems an, dann erkennt man aber schnell den Wert auch für die Selbstorganisation.

Wie definiert das TPS Verschwendung? Die Wikipedia fasst die 7 Sünden produzierender Unternehmen aus Sicht des TPS zusammen:

1. Überproduktion
2. Überflüssige Bewegungen (des Bedieners und/oder der Maschine)
3. Wartezeiten (des Bedieners und/oder der Maschine)
4. Transporte
5. Überbearbeitung (zu aufwendige und/oder überflüssige Arbeitsgänge)
6. Hohe Materialbestände (in der Produktion und/oder in den Rohstoff- bzw. Fertigteillagern)
7. Nacharbeit und Ausschuss

Sich organisieren heisst auch, Verschwendung zu vermeiden

Selbstorganisation hat das Ziel, Aufgaben so schnell wie möglich durch das eigenen System zu schleusen und zu erledigen. Sehen wir uns an, was Verschwendung aus Sicht der Selbstorganisation dann bedeuten könnte.

1. Überproduktion

Kann man zu viele erledigte Aufgaben produzieren? Natürlich! Durch Überstunden, zum Beispiel. Oder wenn man nur die leichtesten Aufgaben übernimmt. Oder nur das, was man schon immer, wenn auch gut erledigt hat.

So unterschiedlich die Ursachen sind, so eindeutig die Abhilfe: delegieren Sie. Wenn Sie überarbeitet sind. Wenn Sie sich vor schwierigeren Aufgaben mit den leichteren drücken. Oder wenn Langeweile nicht wirklich Ihr Ziel ist. Verschwenden Sie nicht Ihre Energie und Ihre Talente.

2. Überflüssige Bewegung

Kann man Schreibtischaufgaben durch zu viel Bewegung schwieriger machen? Sicher! Durch ausufernde Ordnungsstrukturen maximiert man die Anzahl der Mausklicks bis zur gesuchten Information. Ständig benötigte Unterlagen im Wohnzimmerregal statt in Griffweite am Schreibtisch machen ebenso wenig Freude.

Trennen Sie konsequent zwischen Archiv und täglich benutzten Unterlagen und Dateien. Ordnen Sie nicht nach philosophischen Gesichtspunkten, sondern beobachten Sie sich bei der täglichen Arbeit. Verschwenden Sie nicht Ihre Zeit, Ihre gute Laune und die Momente, in denen alles wie von selbst läuft.

3. Wartezeiten

Kann man auch zu viel auf sich selbst warten müssen? Das geht! Wenn Ihre To-Do-Listen nicht kontextspezifisch sind ("Im Büro", "Zuhause", "Einkaufen", "Beim Chef"…) oder im jeweiligen Kontext gar nicht zur Hand sind, können Sie sicher sein, öfter auf dem falschen Fuß erwischt zu werden: im Supermarkt - und die Einkaufsliste schlummert zuhause im Computer. Oder: Sie haben eine halbe Stunde unerwartet Zeit - und was Sie tun könnten, ist in ihren Projektordnern vergraben, die Suche verschlingt diese kostbare halbe Stunde. Verschwenden Sie keine Gelegenheiten.

4. Transporte

Kann man Aufgaben zu viel transportieren, bevor sie erledigt werden? Aber klar! Die Beispiele erübrigen sich wohl.

Akzeptieren Sie Ihren Teil der Aufgaben. Erledigen Sie ihn. Wenn jemand anders das nicht tut, ist das keine Entschuldigung für Sie: muffelt Ihr Nachbar, dann hören Sie ja auch nicht zu duschen auf. Verschwenden Sie nicht die Bedeutung von Arbeit.

5. Überbearbeitung

Kann man zu viel an einer Aufgabe arbeiten? Bestimmt! Wenn die Perfektionismusfalle zuschnappt, können Sie es einfach nicht gut sein lassen. Auch Versagensängste vor der nächsten Aufgabe können die Arbeit an der aktuellen enorm in die Länge ziehen.

Die 80-prozentige Lösung heute ist immer besser als die 100-prozentige irgendwann. Und wenn Sie auf 100 Prozent bestehen, erscheint die nächste Aufgabe immer un-erledigbarer. Verschwenden Sie nicht die Zeit anderer Menschen für Ihre Marotten.

6. Hohe Materialbestände

Kann man zu vielen Aufgaben gleichzeitig auf Lager haben? Ja! Der Mythos vom Multitasking ist eine oft beschworene, hartnäckige Dummheit.

10 Aufgaben, jeweils zu 10% erledigt, machen zusammen genau null erledigte Aufgaben. 10 Aufgaben, davon eine zu 100% und 9 zu 0% erledigt, machen zusammen eine erledigte Aufgabe. Verschwenden Sie nicht Ihren Ruf der Zuverlässigkeit.

7. Nacharbeit und Ausschuss

Kann man zu viele defekte Resultate oder halberledigte Aufgaben abliefern?

Testhalber spare ich mir hier eine gelungene Formulierung zum Abschluss. Spüren Sie, wie das schlagartig Ihre bisher hoffentlich positive Bewertung dieses ganzen Artikels trüben könnte?

Verschwenden Sie in keinem Schritt die Chance, gute Qualität abzuliefern.

Gedankenfutter

Wenn Sie Lust bekommen haben, sich weiter in das Thema zu vertiefen, empfehle ich:

• das schon etwas ältere, aber lesenswerte Buch von Taiichi Ohno: Das Toyota-Produktionssystem
• eine sehr gute, moderne Zusammenfassung von Jeffrey K. Liker und David P. Meier: Der Toyota-Weg - Das Handbuch
• zur Schulung des Abstraktionsdenkens die Übertragung von Toyotas Lean-Management-Methoden auf die Softwareentwicklung - das Buch Lean Development Software. An Agile Toolkit for Software Development Managers: An Agile Toolkit (Agile Software Development Series) von Mary & Tom Poppendieck. Sehr hilfreich beim Durchdenken der fundamentalen Unterschiede und der Gemeinsamkeiten zwischen produzierenden Unternehmen und «Denkschmieden».