Flourescent Highlighter pens 1 © Craig JewellDie (englische) Wikipedia enthält nicht einmal eine Definition zu «priority».

Dabei gibt es Prioritäten in allen Geschmacksrichtungen: natürlich die Top-Prioritäten; die A-, B- oder C-Prioritäten; dringende oder wichtige Prioritäten. Ganz schön verwirrend.

Offensichtlich hält man sie aber für hilfreich. In David Allens Methode Getting Things Done (GTD) sind sie eines von vier Kriterien, wenn wir entscheiden, was wir als nächstes anpacken, von unserer Liste nächster Schritte. David hat das einmal zusammengefasst (leider hat sein Blog längst das Zeitliche gesegnet):

Was auf der Liste hätte den größten positiven Einfluss auf die wichtigsten Dinge in meiner Welt?

Mit anderen Worten: es geht um die Hebelwirkung. Es gibt bestimmte Projekte, bestimmte Schritte, deren Erledigung wie ein Startsignal für das Umfallen einer Menge anderer Dominosteine wäre.
(David Allen)

Achten Sie auf diesen Unterschied: das Thema hier ist die Wichtigkeit, nicht die Reihenfolge der Ausführung. Prioritäten dienen einem Zweck: wir wollen effektiv sein (die richtigen Schritte erledigen), deshalb müssen wir wissen, was sich zu tun lohnt, was die meisten anderen Dominosteine anstoßen würde. Ob wir dann wirklich mit dem wichtigsten Schritt anfangen, wird noch nicht von der Priorität bestimmt, die wir für unsere Schritten festlegen.

Sehen wir uns mal einige Möglichkeiten an, «Prioritäten» festzusetzen und zu benutzen.

Wie bestimmt man die «Wichtigkeit»?

Wenn Priorität die Wichtigkeit einer Sache im Vergleich zu anderen ist, dann müssen Sie sich überlegen, welche Arten von «Wichtigkeit» gut als allgemeine Bewertungsmaßstäbe taugen. Schließlich wollen Sie mögliche Schritte gegeneinander abwägen, basierend auf solch einer Bewertung (ich spreche hier lieber von Bewertung, weil die Hoffnung auf etwas Messbares wohl übertrieben wäre).

Der Code für eine Priorität drückt dann die Wichtigkeit eines Schritts aus, auf Ihrer persönlichen Skala. Sie können dafür Tags (Labels) verwenden oder Zahlen neben die Schritte schreiben. Später lassen sich dann diese Codes vergleichen und Sie wissen, ohne die ganze Prozedur nochmals zu durchlaufen, welche Schritte wichtiger als andere sind. Sie haben richtig gelesen: Prioritäten ändern sich nicht so oft, das ist nur ein Mißverständnis (noch mehr Trugschlüsse finden Sie weiter unten). Sie können - nein: Sie sollten Ihre Bewertungen und auch Ihr Bewertungssystem natürlich regelmäßig prüfen, das aber deutlich seltener als zum Beispiel Ihre Kalendereinträge.

Ein paar der möglichen Bewertungssysteme für Wichtigkeit:

• Bewerten Sie Wichtigkeit ganz allgemein.
  Am einfachsten priorisiert es sich, wenn man sich eine Definition von Wichtigkeit verkneift und nur beurteilt, ob etwas wichtig ist oder nicht..
  Eine der populärsten Methoden dazu wird Dwight D. Eisenhower zugeschrieben. Abhängig davon, ob ein Schritt wichtig ist (oder nicht) und dringend (oder nicht), fällt er in eine von vier Kategorien, oder Quadranten (I bis IV, in Lodewijk's wunderbarem, aber leider nur englischen sketchcast zur Eisenhower-Matrix wird das schön anschaulich). Nächste Schritte werden dann nach ihrem Quadranten priorisiert:
  Quadrant-II-Schritte (wichtig, aber nicht dringend) haben die höchste Priorität, weil Sie vorausschauend an wichtigen Dingen arbeiten und damit künftige Krisen vermeiden können.
  Quadrant I steht für wichtige und dringende Schritte, was etwas weniger wichtig ist als der Quadrant II, weil die Krise (Dringlichkeit) schon da ist, Sie dagegen kämpfen und möglicherweise noch mehr Schritte aus dem Quadranten II vernachlässigen, was zu erneuten Krisen führt, weil sie für vorausschauendes Arbeiten keine Zeit haben, und so weiter - ein Teufelskreis.
  Quadrant-III-Schritte (unwichtig, aber dringend) wollen Sie nicht unbedingt selbst erledigen, weil sie nur anstrengend sind, aber für Sie nichts Wichtiges bewirken.
  Quadrant IV (unwichtig und auch nicht dringend) ist der schlimmste - Sie vergeuden Zeit mit unwichtigen Schritten, auf deren Resultate noch nicht einmal jemand wartet.
• Bewerten Sie den Beitrag von Schritten zum Wachstum Ihres Geschäfts.
  In seiner Serie Printable CEO (in etwa: «der druckbare Geschäftsführer» - wirklich gute PDFs übrigens!) und besonders im Teil Concrete Goals Tracker bewertet David Seah Schritte danach, wie weit sie zum Wachstum seines Geschäfts beitragen. Glatte 10 Punkte auf seiner Skala bekommen Schritte für die gilt: «Kann ich in Rechnung stellen, finanziert mein Leben!». Andere Schritte landen weiter unten, bis hin zu nur einem Punkt für: «Knüpft einen neuen Kontakt!».
  Sicher können Sie den Beitrag zum Wachstum Ihres Geschäfts auch nach eigenem Gusto bewerten, eine Beschränkung auf 10, 5, 2 oder 1 Punkt(e) macht die Bewertung aber einfacher und erleichtert auch die nachrägliche Statistik, an der Sie erkennen können, ob Sie Ihren Prioritäten auch wirklich folgen.
• Bewerten Sie, wie Schritte sich Marktanteile und das Wachstum von Märkten zunutze machen.
  Dieses Priorisierungsschema stammt von der Boston Consulting Group (eine wirklich gute, aber leider englische Einführung dazu gibt es bei Mindtools; einen deutschen Artikel auf Wikipedia). Es wird gewöhnlich für Produkte und Dienstleistungen verwendet, läßt sich aber auch zur Priorisierung der nächsten Schritte verwenden - vorausgesetzt, dass Sie mit Ihren Schritten auch irgendeinen Gewinn für sich machen. Den Müll hinaus zu bringen oder andere häuslichen Pflichten sind also keine guten Kandidaten, weil man seine Schritte danach bewertet, wie gut sie Marktanteile (hoch oder niedrig) und Marktwachstum (hoch oder niedrig) ausnutzen.
  Stars-Schritte festigen oder steigern Ihren bereits hohen Marktanteil in wachsenden Märkten. Diese Art von Schritten wird möglich, wenn sich Ihre goldene Nase bereits bewahrheitet hat. Im Endergebnis müssen Sie sich dann weniger um den Wettbewerb sorgen, Sie können Ihr Geschäft vergrößern und sogar die Zukunft Ihrer Branche maßgeblich prägen. Stars ist offensichtlich die bestmögliche Bewertung für einen Schritt. Lassen Sie mich aber erneut auf die Einschränkung hinweisen: wenn wir das Hinaustragen von Müll betrachten, ist es nicht wirklich wünschenswert, ihren Marktanteil zu stabilisieren oder gar zu vergrößern (indem Sie anderen Familienmitgliedern diese Arbeit abnehmen) und es ist vielleicht genauso wenig erstrebenswert, an einem wachsenden Markt teil zu haben (indem Sie Leuten aus der Nachbarschaft diesen Service anbieten) - es sei denn, Sie gewinnen etwas dabei.
  Cash-Cows-Schritte machen sich Ihren bereits hohen Marktanteil zunutze, in Märkten, die nicht weiter wachsen.Cash-Cow-Schritte sind etwas weniger wichtig als Stars-Schritte, weil sie lediglich einen positiven Status Quo ausbeuten: Sie melken die Kuh. Das steigert kein Marktwachstum und Ihr hoher Marktanteil lullt Sie in ein falsches Sicherheitsgefühl ein, bis es zu spät ist, sich um einen neuen Markt zu kümmern. Für einen SAP-Consultant zum Beispiel wäre es ein Cash-Cow-Schritt, einfach das nächste gute Projektangebot anzunehmen: weil Schulungen sehr einseitig und teuer sind, bleiben SAP-Consultants verhältnismäßig rar, was Ihren persönlichen Marktanteil hoch hält. Der gesamte Markt wächst allerdings nicht merklich (die Erlöse allerdings schon).
  Fragezeichen-Schritte erhöhen Ihren niedrigen Marktanteil in wachsenden Märkten. Diese Art Schritte folgt einem aufkommenden Trend. Ein Beispiel: Sie entscheiden sich, auf ebay massenweise ein neues, trendiges Spielzeug für Erwachsene zu verkaufen, weil sie mitbekommen haben, dass andere damit großen Erfolg haben. Das ist etwas innovativer als Dogs-Schritte siehe unten), aber auch weit riskanter als die schon beschriebenen Cash-Cow-Schritte.
  Dogs-Schritte erhöhen weder Ihren bedauernswert niedrigen Marktanteil noch richten sie sich auf einen wachsenden Markt. Sie bedeuten einfach nur altbekannte Arbeit, die kaum bemerkt wird. Ein typisches Beispiel wäre, jeden x-beliebigen 40-Stunden-die-Woche-Job anzunehmen, solange die Miete für die Wohnung dabei herausspringt.
• Bewerten Sie den Bedarf für einen Schritt.
  Obwohl man diesen Ansatz eher für Kaufentscheidungen oder Anforderungskataloge anwendet, eignet er sich auch gut für nächste Schritte. Eine ziemlich einfache Variante ist die bekannte Dreifach-Unterscheidung:
  Essentiell - Schritte, die getan werden müssen, weil sonst ein wichtiges Ziel verfehlt wird oder Schaden an Hab und Gut (oder gar Leib und Leben) entsteht.
  Optional - Schritte, mit denen Ziele erreicht werden, die momentan noch nicht angepeilt waren (sondern für spätere Phasen).
  Nice to have - Schritte, die nicht auf ein konkretes Ziel ausgerichtet sind, aber die Zufriedenheit steigern. Luxus also.
  Das kann man so weit verfeinern, bis die Maslowsche Bedürfnispyramide komplett abgebildet wird. Dann wird es aber schwieriger, einem Schritt genau einen Prioritätscode zuzuordnen.
• Bewerten Sie die Überlebenschancen nach einem bestimmten Schritt.
  Ich hoffe, Sie geraten nie in eine Situation in der Sie buchstäblich über Leben und Tod entscheiden müssen. Extreme Umstände zwingen Menschen aber manchmal zu solchen Entscheidungen, es gibt dann keine Möglichkeit, das zu überstehen ohne sich in irgend einer Form schuldig zu machen.
  Ein Beispiel ist das klassische Konzept der Triage. Das Schema von Simple Triage And Rapid Treatment (START) definiert folgende Sichtungskategorien für die Evakuierung von Menschen in Hospitale:
  

  Verstorbene (Deceased) werden liegen gelassen und abgedeckt, falls notwendig; beachten Sie, dass laut S.T.A.R.T. eine Person erst dann als "verstorben" gilt, wenn sie nicht mehr atmet und der Versuch gescheitert ist, die Atemwege frei zu bekommen.
  Unmittelbare (Immediate-) oder Priorität-1- (rot)-Evakuierung durch MEDEVAC (falls verfügbar) oder eine Ambulanz, wenn besondere medzinische Hilfe sofort oder in maximal einer Stunde benötigt wird. Dies betrifft Personen, deren Zustand kritisch ist und die ohne unverzügliche Hilfe sterben würden.
  Personen der Stufe Verzögert (Delayed) oder Priorität 2 (gelb) können evakuiert werden, sobald alle im Zustand immediate abtransportiert wurden. Der Zustand dieser Personen ist stabil, es wird aber medizinische Hilfe benötigt.
  Personen der Stufe Geringfügig (Minor) oder Priorität 3 (grün) werden nicht evakuiert, bis alle im Zustand immediate oder delayed evakuiert wurden. Diese Personen benötigen mindestens sieben Stunden lang keine besondere medizinische Hilfe. Verschlechtert sich ihr Zustand, wird die Triage erneut vorgenommen. Die personen sind in der Lage, zu gehen und benötigen eventuell nur Bandagen und Antiseptika.
  (übersetzt aus der englischen Wikipedia, die Begriffe stehen im US-amerikanischen Kontext; die deutsche Wikipedia stellt den entsprechenden Kontext ebenfalls vor)

Wie man Prioriätskonflikte löst

Ein Prioritätskonflikt ist, wenn die Reihenfolge, in der Sie Ihre Schritte ausführen nicht Ihrer Reihenfolge nach Priorität entspricht.

Die Lösung ist «eigentlich» einfach. Besonders für Menschen, die der Methode Getting Tings Done (GTD) folgen. Erinnern Sie sich: es gibt vier Faktoren, die Ihre Auswahl des nächsten Schrittes bestimmen::

1. Kontext
   Der Kontext, in dem Sie sich gerade befinden. Ich habe dazu bereits ausführlich gebloggt, in Was ist (k)ein GTD-Kontext?
2. verfügbare Zeit
   
3. verfügbare Energie
   
4. Priorität

Es sind vier, nicht nur einer (Priorität). Damit will ich nicht Ihre Pein vervielfachen, es soll Sie nur daran erinnern, dass Prioritäten alleine nicht für eine Entscheidung ausreichen. «Prioritäten ist es egal, mit was sie konkurrieren.», Ihnen aber nicht. Wenn Ihre Prioritäten in einen Konflikt geraten, dann ist nicht unbedingt Ihre Priorisierung daran schuld. Es bedeutet lediglich, dass Sie nicht im passenden Kontext sind oder nicht genügend Zeit oder Energie haben, damit die Reihenfolge, in der Sie Ihre Schritte ausführen exakt Ihren Prioritäten entspricht. Das passiert immer wieder. Prioritäten sind Bewertungen der Wichtigkeit, nicht der Machbarkeit. Wenn Sie das im Hinterkopf behalten dann wissen Sie, dass Ihre Arbeit ist, Ausführungsreihenfolge und Prioritäten im Einklang zu halten; korrigierend einzugreifen; Ihren Erfolg dabei zu überwachen, mit Blick auf das Wichtigste zuerst.

Fühlen Sie sich in einer Zwickmühle gefangen, dann prüfen sie als Erstes, ob die Realität wirklich so ausweglos aussieht. Falls das so ist, akzeptieren Sie einfach die Tatsachen. Auf der anderen Seite könnten Sie herausfinden, dass alles nur ein Spiel ist, nach dessen Regeln Sie nicht mehr länger spielen wollen. Dann sagen Sie das auch. Vielleicht möchten Sie everybody's darling sein oder unter keinen Umständen Schuld auf sich laden, aber manchmal funktioniert das eben nicht. Treffen Sie Entscheidungen, statt passiv zu bleiben.

Prioritäten, die keine sind

• Prioritäten sind keine Bewertung der Dringlichkeit.
  Prioritäten sind eine Bewertung der Wichtigkeit, das ist etwas ganz Anderes als Dringlichkeit. Sie können Aspekte von Wichtigkeit und Dringlichkeit kombinieren, wenn Sie Prioritäten ermitteln (die Eisenhower-Matrix tut genau das). Wenn Sie aber anfangen, Dringlichkeit zum alleinigen Kriterium zu machen, dann verwandeln sich Ihre Prioritäten in einen Ameisenhaufen - ständig in Bewegung, kaum zu kontrollieren.
• Prioritäten sind keine Tagesordnungen.
  Prioritäten helfen bei der Auswahl, was Sie heute alles erledigen wollen. Aber sie lassen sich nicht eins zu eins in eine Tagesordnung übersetzen. Wenn Sie von «meinen Prioritäten für heute» sprechen, haben Sie dann tatsächlich die Wichtigkeit aller Ihrer Schritte nur für heute neu gewichtet? Und machen Sie das jeden Tag? Ich verbeuge ich vor Ihnen, falls dem so ist. Sie haben aber wohl eher eine andere Auswahl an Schritten zusammengestellt, die sie heute erledigen wollen. Die Prioritäten aller anderen Schritte bleiben (höchstwahrscheinlich) unangetastet.
• Priorität ist keine Motivationskeule.
  Wie Merlin Mann (auf Englisch) über Prioritätscodes sagt:
  

  Denken Sie mal drüber nach, wie oft Sie das "HOHE PRIORITÄT!!!"-Fähnchen nicht als Planungswerkzeug benutzen, sondern als Versuch, sich selbst zu motivieren. Ist da wirklich die Priorität "HOCH" - oder geht es nur um Ihre Befürchtungen und Schuldgefühle, sie könnten mit etwas in Verzug geraten?

• Eine Lobby ist keine Priorität.
  Sie organisieren Ihre Prioritäten passend zu einer Unmenge Ihrer Themen und Schritte. Da sollten Sie keinen Lobbyisten nachgeben - die reden alles und jeden gleich und behaupten, ihr Steckenpferd sei auch «wichtig», letztlich nur, weil es existiert. Sie können deren Art der Bewertung teilen, müssen es aber nicht.
  

  Für die NASA hat der Weltraum immer noch eine hohe Priorität.
  (Dan Quayle, 1990-09-05)

• Projekte sind keine Prioritäten.
  «Das Superschick-Dingsda-Projekt ist unsere oberste Priorität!»
  Ist es nicht. Es ist vielleicht ein sehr wichtiges Projekt. Eines, das auf Ihrer Prioritätsskala ganz oben rangiert. Aber Projekte sind niemals Prioritäten. Wie schon beim Dringlichkeits-Missverständnis bedeutet das Umdeklarieren von Projekten zu Prioritäten nur, dass jemand mit seinen Ressourcen nicht haushalten kann. Das tut die Art Leute, die nichts jemals als «nice to have» abhaken kann.

Was denken Sie?

Wie bewerten Sie Prioritäten? Erzählen Sie uns das doch unten in einem Kommentar!